Política de Privacidad

1. A quién aplica y quién responde

1.1 ALVEO como responsable. ALVEO es el responsable del tratamiento de los datos personales de:

• Clientes y Usuarios: personas que se registran en la Plataforma o que acceden con credenciales habilitadas por un Cliente.
• Visitantes: personas que navegan por alveoglobal.cl o app.alveoglobal.cl.
• Prospectos y contactos: personas que escriben a ALVEO por formularios, correo, chatbot, redes sociales o mensajería, o que agendan una demostración.
• Titulares que ejercen derechos: personas que envían una solicitud de privacidad a ALVEO.

1.2 ALVEO como encargado. Respecto de los datos personales que los Clientes cargan, importan o conectan a la Plataforma para gestionar su contabilidad, remuneraciones, relaciones comerciales o su propio CRM (por ejemplo, datos de sus trabajadores, clientes, proveedores, prestadores de servicios o prospectos), el Cliente es el responsable del tratamiento y ALVEO actúa como encargado, tratando esos datos solo por cuenta y según las instrucciones del Cliente. Ese tratamiento se rige por el Anexo de Tratamiento de Datos de los Términos y Condiciones.

1.3 Qué significa para el titular. Si tus datos fueron cargados por una empresa que usa ALVEO, esa empresa es quien debe informarte sobre su uso y atender tus derechos. Si nos escribes, derivaremos tu solicitud a esa empresa y colaboraremos con ella para responderte (sección 9.5).

1.4 Veracidad. Quien nos entrega datos personales, propios o de terceros, declara que son veraces y que está autorizado para entregarlos.

2. Qué datos tratamos

2.1 Datos de los que ALVEO es responsable

ALVEO no almacena los datos completos de tarjetas de pago: los procesa directamente el proveedor de pagos.

2.2 Datos que ALVEO trata por encargo de sus Clientes

Según los módulos que use cada Cliente, la Plataforma puede contener:

• Datos comerciales y tributarios: nombre o razón social, RUT, giro, dirección y contacto de clientes y proveedores; documentos tributarios, pagos, cobranzas y saldos.
• Datos de prestadores: profesionales que emiten boletas de honorarios y sus pagos.
• Datos laborales: identificación de trabajadores, contratos, cargos, remuneraciones, liquidaciones, cotizaciones, anticipos, vacaciones, permisos, asistencia, evaluaciones de desempeño, capacitación y procesos de reclutamiento.
• Datos de prospectos del Cliente: contactos y conversaciones gestionadas con el CRM y sus canales.
• Credenciales de Integraciones: tokens, claves de API o autorizaciones que el Cliente entrega para conectar servicios de terceros.

2.3 Datos sensibles. Algunos módulos permiten registrar datos sensibles, como información de salud de trabajadores (licencias médicas y accidentes del trabajo), o antecedentes contenidos en denuncias del canal de denuncias. Estos datos se tratan por encargo del Cliente, solo para las finalidades del módulo respectivo, con acceso restringido a los Usuarios que el Cliente autorice, y no se usan para ningún otro fin. El Cliente es responsable de contar con la base legal que exige la ley para tratarlos.

2.4 Datos que no solicitamos. ALVEO no solicita datos sobre origen racial, opiniones políticas, creencias religiosas, vida sexual ni datos biométricos para el funcionamiento general de la Plataforma. Si un Cliente los incorpora en documentos o campos de texto libre, lo hace bajo su responsabilidad.

3. Para qué usamos los datos y con qué base legal

3.1 Finalidades respecto de los datos de los que ALVEO es responsable

3.2 Finalidades de los datos tratados por encargo. Los datos que los Clientes cargan en la Plataforma se tratan exclusivamente para prestarles el servicio conforme a sus instrucciones: registrar, calcular, emitir, informar, conciliar, almacenar, respaldar, analizar con los Expertos IA cuando el Cliente los consulta, y dar soporte. ALVEO no usa esos datos para fines propios, ni para marketing, ni para perfilar a sus titulares.

3.3 Interés legítimo. Cuando usamos el interés legítimo como base, lo hacemos solo en lo necesario y sin afectar desproporcionadamente tus derechos. Puedes oponerte a esos tratamientos según la sección 9.

3.4 Nuevas finalidades. Si quisiéramos usar datos para una finalidad distinta e incompatible con las informadas, te lo comunicaremos antes y, cuando la ley lo exija, pediremos tu consentimiento.

4. Expertos IA

4.1 Qué información se usa. Al consultar un Experto IA, la Plataforma envía al proveedor de inteligencia artificial la pregunta y el contexto necesario de la Empresa consultada. Según el Experto, ese contexto puede incluir:

4.2 Proveedores y resguardos. Los Expertos IA funcionan con modelos de Anthropic y OpenAI, con servidores en Estados Unidos, contratados mediante sus servicios comerciales. Conforme a sus condiciones comerciales, estos proveedores no usan la información recibida para entrenar sus modelos, y la tratan solo para generar la respuesta y por los plazos limitados de seguridad que establecen sus propias políticas.

4.3 Minimización. ALVEO envía solo la información de la Empresa consultada y limita el contexto a lo necesario para la función del Experto. Los Expertos IA solo acceden a Empresas a las que el Usuario tiene acceso.

4.4 Sin decisiones automatizadas con efectos jurídicos. Los Expertos IA entregan análisis y respuestas de apoyo. No adoptan decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares ni los afecten significativamente: las decisiones las toma siempre el Cliente o sus Usuarios.

4.5 Conservación de conversaciones. Las conversaciones con los Expertos IA se guardan en la Plataforma para mostrar el historial al Usuario y controlar los cupos del Plan, por el plazo indicado en la sección 7.

5. Con quién compartimos datos

5.1 No vendemos datos. ALVEO no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales o publicitarios propios de esos terceros.

5.2 Proveedores que tratan datos por cuenta de ALVEO. Usamos los siguientes proveedores, que actúan como encargados o subencargados, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

ALVEO podrá actualizar esta lista. Los cambios de proveedores que traten datos cargados por Clientes se informarán según el Anexo de Tratamiento de Datos.

5.3 Integraciones activadas por el Cliente. Cuando un Cliente conecta un servicio de terceros, la Plataforma intercambia con ese tercero la información necesaria para la función activada. Actualmente estas Integraciones incluyen integradores de facturación electrónica (Haulmer/OpenFactura, SimpleFactura y SimpleAPI), servicios de correo (Google Gmail y Microsoft Outlook), Mercado Libre, canales de Meta (Facebook, Instagram y WhatsApp), Zernio y Telegram. Cada uno trata los datos según sus propias políticas y el contrato del Cliente con él.

5.4 Autoridades. ALVEO comunicará datos personales a tribunales, al Servicio de Impuestos Internos, a la Dirección del Trabajo, a la Agencia de Protección de Datos Personales u otras autoridades cuando una ley o una resolución competente lo exija. En la medida en que la ley lo permita, informaremos al Cliente afectado.

5.5 Asesores y operaciones societarias. Podremos compartir datos con nuestros asesores legales, contables o auditores, bajo deber de confidencialidad, y con quien adquiera el negocio de ALVEO, que quedará sujeto a esta Política.

6. Transferencias internacionales

6.1 Dónde están los datos. La base de datos principal de la Plataforma se aloja en servidores de Supabase ubicados en Estados Unidos (región este). Los proveedores de inteligencia artificial y de correo también procesan datos en Estados Unidos, y los servicios de alojamiento y seguridad pueden procesarlos en su red global (sección 5.2).

6.2 Por qué y con qué garantías. Estas transferencias son necesarias para prestar el servicio contratado. ALVEO las realiza con proveedores que asumen, mediante sus contratos y condiciones de tratamiento de datos, obligaciones de confidencialidad, seguridad (incluido cifrado en tránsito y en reposo) y uso limitado a la prestación del servicio, y adoptará las garantías adicionales que exija la normativa chilena o la Agencia de Protección de Datos Personales.

6.3 Información al titular. Al aceptar los Términos y Condiciones, el Cliente queda informado de estas transferencias, que también aplican a los datos que carga por su cuenta. Cualquier titular puede pedir más información sobre ellas mediante los canales de la sección 9.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

7.1 Bloqueo en custodia. Durante la custodia, los datos no se usan para ningún fin distinto de su conservación, la entrega al Cliente o el cumplimiento de requerimientos legales.

7.2 Respaldos. Los datos eliminados pueden permanecer en copias de respaldo por un periodo técnico adicional limitado, protegidos y fuera de uso, hasta que esas copias se renueven.

7.3 Obligaciones legales. Los plazos pueden extenderse cuando la ley lo exija o cuando los datos sean necesarios para ejercer o defender derechos ante un reclamo o juicio pendiente.

8. Seguridad e incidentes

8.1 Medidas de seguridad. ALVEO aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo y a la naturaleza de los datos, entre ellas:

• aislamiento de la información de cada Empresa y Cliente mediante reglas de acceso a nivel de base de datos;
• cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS) y cifrado en reposo provisto por la infraestructura;
• contraseñas almacenadas de forma cifrada e irreversible;
• control de accesos por roles y permisos definidos por el Cliente;
• registro de auditoría de operaciones y de accesos del personal de ALVEO, con mecanismos de integridad;
• monitoreo continuo y alertas ante accesos anómalos, como ingresos desde ubicaciones incompatibles o descargas masivas;
• respaldos periódicos; y
• deber de confidencialidad del personal y de los proveedores.

8.2 Acceso del personal de ALVEO. El personal autorizado solo accede a Datos del Cliente para dar soporte, mantener el servicio o atender incidentes. Esos accesos quedan registrados y el Cliente puede pedir su detalle.

8.3 Incidentes de seguridad. Si ocurre una vulneración que afecte datos personales, ALVEO adoptará medidas para contenerla y mitigar sus efectos, y la notificará:

• a la Agencia de Protección de Datos Personales, cuando la ley lo exija;
• a los titulares afectados, cuando el incidente pueda afectarlos significativamente, en particular si involucra datos sensibles o financieros; y
• a los Clientes cuyos datos cargados se vean afectados, sin dilación indebida, para que puedan cumplir sus propias obligaciones como responsables.

8.4 Responsabilidad compartida. La seguridad también depende de los Usuarios: mantener sus claves en reserva, activar las medidas de seguridad disponibles y retirar accesos que ya no correspondan.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

9.1 Tus derechos. Como titular de datos personales, puedes ejercer los siguientes derechos, conocidos en conjunto como ARCOPB:

También puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, cuando esa sea la base del tratamiento, sin que ello afecte lo realizado antes.

9.2 Cómo ejercerlos.

• Si tienes cuenta en ALVEO: desde el sistema de solicitudes ARCOPB disponible en la Plataforma.
• Si no tienes cuenta (visitante, prospecto, trabajador, cliente o proveedor de un Cliente, u otro titular): escribiendo a contacto@alveoglobal.cl con el asunto “Solicitud de privacidad”.

Indica tu nombre, un medio de contacto, el derecho que ejerces y los datos a los que se refiere. Podremos pedirte antecedentes razonables para verificar tu identidad, a fin de no entregar tus datos a otra persona.

9.3 Plazos y costo. Responderemos dentro de 30 días corridos desde la recepción de la solicitud. Si la complejidad lo justifica, podremos prorrogar este plazo una sola vez por igual periodo, informándote el motivo. El ejercicio de derechos es gratuito, salvo los costos que la ley permita en casos de solicitudes repetitivas o manifiestamente excesivas.

9.4 Límites. Podremos rechazar total o parcialmente una solicitud cuando la ley lo permita, por ejemplo si los datos deben conservarse por una obligación legal o para defender derechos en un reclamo pendiente. En ese caso te informaremos los motivos, y los datos quedarán bloqueados para cualquier otro uso.

9.5 Datos cargados por un Cliente. Si tu solicitud se refiere a datos que una empresa usuaria de ALVEO cargó en la Plataforma, esa empresa es la responsable y debe responderte. ALVEO le derivará tu solicitud sin demora, te informará a quién la derivó y le prestará la colaboración técnica necesaria para responder.

9.6 Portabilidad de la cuenta. Los Clientes pueden descargar en cualquier momento una copia estructurada de la información de su cuenta desde la Plataforma, sin necesidad de solicitud previa.

9.7 Reclamo ante la autoridad. Si consideras que no respondimos adecuadamente, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales, conforme al procedimiento que establece la ley.

10. Correos de marketing y comunicaciones

10.1 Comunicaciones del servicio. ALVEO envía comunicaciones necesarias para prestar el servicio: confirmación de registro, recuperación de contraseña, avisos de cobro y vencimiento, alertas de seguridad, respuestas de soporte y cambios relevantes de la Plataforma o de sus documentos legales. Estas comunicaciones no requieren consentimiento adicional y no pueden desactivarse mientras la cuenta esté activa.

10.2 Comunicaciones de marketing. ALVEO enviará novedades, promociones, contenidos e invitaciones a webinars solo a quienes lo hayan aceptado expresamente, mediante una casilla específica, no premarcada y separada de la aceptación de los Términos y Condiciones. Aceptar o no esa casilla no afecta el uso de la Plataforma. ALVEO guarda constancia de la fecha y del texto aceptado.

10.3 Retiro del consentimiento. Puedes dejar de recibir comunicaciones de marketing en cualquier momento mediante el enlace de baja incluido en cada correo, desde la configuración de tu cuenta o escribiendo a contacto@alveoglobal.cl. La baja se aplicará sin demora.

10.4 Prospectos. Si nos contactas por el sitio web, chatbot, redes sociales o mensajería, usaremos tus datos para responder y hacer el seguimiento de tu consulta. Solo te incluiremos en comunicaciones de marketing si lo aceptas expresamente.

11. Menores, cookies, cambios y contacto

11.1 Menores de edad. La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años y no recopila conscientemente datos de menores como Usuarios. Si un Cliente registra datos de trabajadores menores de edad autorizados para trabajar, lo hace como responsable y debe aplicar los resguardos que la ley exige para datos de niños, niñas y adolescentes.

11.2 Cookies. El uso de cookies y tecnologías similares en el sitio web y la aplicación se explica en la Política de Cookies. Las cookies no esenciales solo se activan con tu consentimiento.

11.3 Enlaces a terceros. El sitio y la Plataforma pueden incluir enlaces o integraciones con servicios de terceros. Sus prácticas de privacidad se rigen por sus propias políticas.

11.4 Cambios a esta Política. Cada versión se identifica con un número y una fecha de vigencia. Los cambios relevantes se informarán al correo registrado y en la Plataforma antes de entrar en vigencia. Cuando un cambio requiera tu consentimiento, lo pediremos expresamente.

11.5 Contacto. Para consultas sobre esta Política o sobre tus datos:

• Correo: contacto@alveoglobal.cl (asunto “Privacidad”)
• Dentro de la Plataforma: sistema de solicitudes ARCOPB
• Dirección: Badajoz N° 100, oficina 1014, Las Condes, Santiago, Chile
• Teléfono: +56 2 3358 0539

Las solicitudes son atendidas por el área de privacidad de ALVEO GLOBAL SpA.